ตัวอย่างกรณีศึกษาด้าน Data & Analytics Transformation จาก King’s College London
โพสต์นี้อยากเล่าและสรุปเรื่องของการ transform วัฒนธรรมการใช้ข้อมูล ที่ได้ยินมาจากวีดีโอนี้ครับ (King’s College London transforms data process by embracing Power BI and predictive analytics)
ถึงแม้ว่าจะเป็นการบรรยายที่เน้นไปที่การนำ Power BI และ Azure ไปใช้ในองค์กร แต่มีหลายประเด็นที่คิดว่าเป็นประโยชน์ ไม่ว่าจะใช้แพลตฟอร์มหรือเครื่องมืออะไรก็ตาม
ผู้บรรยายเป็นรองผู้อำนวยการด้าน data & analytics ของ King’s College London ซึ่ง เป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำของ UK ทำทั้งการสอนและวิจัย มีนักศึกษาประมาณ 30,000 คน มีอาจารย์และเจ้าหน้าที่กว่า 8,500 คน ผลงานการวิจัยได้รับการยอมรับในระดับนานาชาติ
บทบาทของทีม data & analytics ประกอบไปด้วย การนำเสนอข้อมูลและวิเคราะห์ให้ผู้บริหาร ช่วยพัฒนาขีดความสามารถด้านการวิเคราะห์ข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร และสนับสนุนการทำวิเคราะห์ข้อมูลให้กับหน่วยงานอื่น
สภาพเมื่อปี 2016
ย้อนกลับไปเมื่อปี 2016 ก่อนที่ King’s College London จะเริ่มกระบวนการ transform นี้ วัฒนธรรมการใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล ก็ไม่ต่างจากองค์กรต่างๆ ทั่วไป คือมีลักษณะดังนี้
- Hippo Culture การตัดสินใจมักเกิดจาก Highest Paid Person’s Opinion ผ่านกระบวนการประชุมที่ยาวนาน ไม่ค่อยได้ใช้ข้อมูลประกอบมากนัก
- Data Silo แต่ละหน่วยงานต่างถือข้อมูลของตัวเอง การแบ่งปันข้อมูลข้ามหน่วยงานทำได้ยาก วลีเสียดสีที่ผู้บรรยายยกมา คือหากต้องการทำการวิเคราะห์ข้อมูล นอกจากจะต้องรู้ภาษาโปรแกรมแล้ว ยังต้องมีปริญญาทางการทูตด้วย เพื่อได้เข้าถึงข้อมูลได้
- ปัญหาเชิงโครงสร้างพื้นฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงยาก คุณภาพไม่ดี ไม่มีข้อมูลอ้างอิงข้ามระบบงาน การเชื่อมโยงข้อมูลทำได้ยาก และมีเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลหลากหลาย กระจายกันไปในแต่ละคณะ และที่เยอะที่สุดคือ Excel น่าจะมีเป็นหลักหมื่นไฟล์
- ยังไม่สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่ การวิเคราะห์ส่วนใหญ่ทำเป็นเฉพาะคราวไป ไม่สามารถทำซ้ำหรือเอาไปประยุกต์ใช้ให้เกิดมูลค่าเพิ่มได้อีก ข้อมูลที่ซื้อมาก็ใช้ประโยชน์ได้ไม่มากนัก
แนวทางการ transform
ในปี 2020 ทาง King’s College London เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในด้านการใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์ มีการใช้งานอย่างแพร่หลาย การวิเคราะห์ทำในระดับยุทธศาสตร์มากขึ้น โดยผู้บรรยายเล่าแนวทางการ transform ดังนี้
เริ่มจากการวางโครงสร้างพื้นฐานเกี่ยวกับข้อมูล ใช้ Azure cloud service ทำ data lake และใช้เครื่องมือในการทำ data integration เพื่อรวบรวมและแปลงสภาพข้อมูล ก่อนโหลดเข้า data warehouse แล้วเอา Power BI มาสร้างรายงานและการวิเคราะห์ต่างๆ
การพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านข้อมูลนี้ ยังคงมีการทำอย่างต่อเนื่อง มีการอัพเกรดเทคโนโลยีใหม่ๆ ไปควบคู่กับการทยอยเอาข้อมูลจากระบบเดิมๆ ที่เป็น legacy เข้ามาผนวกรวมกับโครงสร้างพื้นฐานใหม่นี้
แล้วจึงเป็นการปรับปรุงแนวทางการวิเคราะห์และรายงานข้อมูล ซึ่งเดิมเคยเป็นสูตรที่ซับซ้อน (และไม่มีใครเข้าใจ) ใน Excel หรือผ่านโปรแกรมเฉพาะ ก็เปลี่ยนมาใช้ Power BI โดยมีลักษณะสำคัญที่โชว์ในเดโมดังนี้
- การมี portal หรือช่องทางที่จะเข้าถึงรายงาน ข้อมูล และการวิเคราะห์ต่างๆ ได้แทนที่จะส่งกันเป็น Excel ไฟล์
- ความสามารถในการโต้ตอบหรือมี interaction กับรายงาน เพื่อ drill-down หรือ filter เฉพาะส่วนที่ต้องการ
- การใช้ Visualization แบบต่างๆ เพื่อสื่อสารข้อมูลและ insights มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การที่ผู้ใช้ก็สามารถสร้างรายงาน และการวิเคราะห์เฉพาะของตัวเองได้ นอกเหนือจากที่ทีมงานกลางสร้างให้
ปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จ
- การสนับสนุนจากผู้บริหาร ที่ตัดสินใจว่า มีความจำเป็นที่จะต้องลงทุนในด้านข้อมูลและการวิเคราะห์ และที่สำคัญคือ ผู้บริหารเองก็ต้องใช้ข้อมูลในการตัดสินใจด้วย
- การส่งเสริมผู้ใช้ในทุกระดับ ทั้งด้านการเข้าถึงข้อมูลและรายงานต่างๆ การเข้าถึงเครื่องมือในการทำรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล (ในกรณีนี้คือ Power BI Desktop) การจัดอบรมการใช้งานเป็นประจำ และสุดท้ายคือการจัด Hackathon ภายใน ที่ให้แต่ละคนเอาข้อมูลที่ตัวเองมีมาเพื่อสร้าง value ใหม่ๆ จากข้อมูลนอกเหนือไปจากที่ทำอยู่แล้วในงานประจำ
- การสร้าง Center of Excellence หรือหน่วยงานกลางที่รวบรวมความเชี่ยวชาญด้านข้อมูลและการวิเคราะห์เพื่อตอบสนองความต้องการในระดับองค์กร
ผลกระทบต่อองค์กร
- การมีความเข้าใจร่วมกันถึงสถานการณ์และความท้าทายต่างๆ ที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ รายงานหรือการวิเคราะห์ช่วยให้ทุกส่วนงาน เห็นภาพและมีความเข้าใจที่ตรงกัน
- สร้างความชัดเจนเพิ่มมากขึ้น ในเป้าประสงค์ต่างๆ ขององค์กร
- ทลายกำแพงความเชื่อผิดๆ โดยการทำให้ข้อมูลและการวิเคราะห์เปิดเผยและมองเห็นได้
- ขับดันให้เกิดนวัตกรรมใหม่ ในองค์กร
- ช่วยสนับสนุนการพูดคุยในเรื่องที่ละเอียดอ่อน หรือ subjective โดยใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์เป็นตัวกลาง
ผมคิดว่าการบรรยายนี้ เป็นตัวอย่างที่ทำให้เราเห็นหน่วยงานแห่งหนึ่ง ที่ผ่านกระบวนการเปลี่ยนแปลงในด้านการบริหารจัดการข้อมูล และการนำข้อมูลไปต่อยอดเพื่อวิเคราะห์และตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ดีขึ้น โดยมีเทคโนโลยีและเครื่องมือเป็นตัวช่วย